Mrz 10, 2021

Embedded Compliance: Das ist als Teil einer Geschäftsstrategie zu beachten

Der Weg vom Wertschutz zur Wertschöpfung ist häufig zu bestreiten. Eine strategische Roadmap ist eine tatkräftige Unterstützung auf diesem Weg. Doch wie können Sie feststellen, wo Sie sich auf Ihrer Compliance-Reise aktuell befinden? Was sind die wichtigsten Dinge, auf die Sie in Zukunft achten sollten? Lesen Sie dazu in unserem neuen Artikel weiter.
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Welche sind die Compliance-Hauptziele der Unternehmen? Die meisten Organisationen möchten ihr Potenzial durch die Verbesserung der Vertriebsperspektiven erhöhen, wenn sie durch Zertifizierungen zu einem vertrauenswürdigen Marktakteur werden. So einfach ist das! Wenn wir jedoch genauer hinschauen, wächst die Liste der Compliance-bezogenen Herausforderungen exponentiell, wobei sich darunter die folgenden Schmerzpunkte offenbaren:

  • Die aktuelle globale Sicherheitslage
  • Pandemieauswirkungen auf die Weltwirtschaft
  • Sich ständig ändernde regulatorische Anforderungen
  • Verschärfung der Compliance-Regeln
  • Falsche Umsetzung von Standards
  • Fachkräftemangel
  • Budgetkürzungen
  • Mangelnde Unterstützung des Managements bei der Zuweisung eines Compliance-Teams

TOP-Standards und Vorschriften für Unternehmen zur Compliance

Die Herausforderungen in der Compliance-Landschaft können unterschätzt und als Aktivitäten mit „geringerer Priorität“ behandelt werden, die infolgedessen von Engpässen im Finanzbudget betroffen sind, aus der Notwendigkeit heraus, über Wasser zu bleiben. Solche Tendenzen führen allerdings zu einer wachsenden Anzahl von Delikten der Cyberkriminalität, Sicherheitsvorfällen, Geldstrafen und Reputationsschäden.

Zu den grundlegenden einzuhaltenden Vorschriften gehören die folgenden: Gesetz zur Stärkung der Unternehmensintegrität (Gesetz zur Sanktionierung von verbandsbezogenen Straftaten, VerSanG), BSI-Sicherheitsgesetz, DSGVO, KWG §44 für Banken, BaFin, PCI-DSS, Rechnungslegungsvorschriften, Whistleblower-Gesetz, Compliance-Verordnungen auf der Grundlage von Gesetzesanforderungen (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI Sicherheitsheitsgesetz 2.0), soziale Regeln und Werte usw.

In der Tat kann die Liste der Vorschriften je nach Branche, Standort und Unternehmensspezifikationen erweitert werden. Um die Zertifizierung voranzutreiben, sollte eine Organisation den aktuellen Stand der Compliance bewerten und ein klares Verständnis dafür entwickeln, welche Lücken zu schließen, welche Herausforderungen zu lösen und welche anderen Aspekte anzugehen sind. Die meisten Unternehmen befinden sich häufig an einem Punkt, an dem sie mit bestimmten Compliance-Problemen konfrontiert warden und sich damit beschäftigen müssen.

Die häufigsten Herausforderungen beim Compliance-Aufbau in Ihrem Unternehmen und die Lösungen

Wie können Sie also feststellen, wo genau Sie sich auf dem Weg zur Compliance befinden? Gibt es bestimmte Lücken, die Sie berücksichtigen müssen? Gemeinsam mit unserem Partner wibocon GmbH haben wir eine ultimative Checkliste erstellt, mit der Sie die bestehenden Herausforderungen bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung von Compliance-Prozessen in Ihrem Unternehmen bewältigen können.

Herausforderung 1: Kein klares Verständnis Ihres aktuellen Compliance-Status

Bei der Arbeit an der IT-Compliance müssen viele Aspekte abgedeckt werden, z. B. Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Vorratsdatenspeicherung und Datenschutz. Ein Unternehmen sollte eine ganzheitliche Sicht darauf haben, wo es sich derzeit in seiner Compliance befindet und welche Schritte für eine Zertifizierung erfolgen sollen.

Kein umfassender Compliance-Ansatz:

  • Unmöglichkeit, alle Compliance-relevanten Dokumente zu erfassen, die über unzählige Ordner und Laufwerke verstreut sind
  • Zu viel manuelle Arbeit führt zu menschlichen Fehlern
  • Übermäßiger Papieraufwand
  • Unkontrollierter Aufgabenablauf
  • Zeit- und Personalmangel
  • Keine Echtzeitinformationen zu potenziellen Compliance-Problemen

Lösung 1. Der automatisierte Workflow im SCM

  • Ganzheitliche Einrichtung, Wartung, Überprüfung, Überarbeitung und Prozessverwaltung
  • Implementierung jedes erforderlichen Standards
  • Automatisierung von Betriebsprozessen

Herausforderung 2: Verteilte Wissensquellen und Daten

Welche ist die derzeit aktuelle Quelle für verbindliche Informationen? Ist die Version des von Ihnen verwendeten Standards noch gültig? Wie einfach können Ihre Daten verfolgt und überwacht werden und wer hat Zugriff darauf? Dies sind nur einige der Fragen, die Unternehmen beantworten müssen. Außerdem müssen sie wissen, wo sich die erforderlichen Daten befinden.

Datenbezogene Probleme:

  • Große Datenmengen sind über unzählige Stellen verteilt
  • Eine unkontrollierte Anzahl von Personen ist für vertrauliche Informationen verantwortlich
  • Daten werden über viele Datenpools verteilt
  • Nichtverfügbarkeit der aktuell genutzten Informationsquelle
  • Konflikte und Umstimmigkeiten können nicht identifiziert und beseitigt werden
  • Managementherausforderungen: Unvollständiges Risikomanagement und Lücken

Lösung 2. Datenintegration und -konsolidierung

  • ISMS / Compliance-as-a-Service
  • Zentrale Datenerfassung und -verwaltung
  • Auswertung und Konsolidierung der Daten durch externe Experten
  • Täglicher Betrieb
  • Regelmäßige Berichte

Herausforderung 3: Komplexität der gesetzlichen Anforderungen

Es ist leicht, sich in zahlreichen Änderungen, Aktualisierungen und Verbesserungen aller geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zu verlieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, an der Lösung zu dieser Herausforderung zu arbeiten:

  • im Alleingang (was zu einem Teufelskreis mit den Herausforderungen 1 und 2 führt)
  • mit einem Compliance-Beratungsteam. Die zweite Option vereinfacht erheblich die Compliance-Prozesse, weil das Beratungsunternehmen die Verantwortung für eine Menge zeit- und arbeitsintensiver Abläufe übernimmt.

Regulatorische Komplexität:

  • Anforderungen werden jährlich erweitert
  • Neue Anforderungen entstehen laufend
  • Der Handlungsdruck seitens der Gesetzgebung und der Compliance-Anforderungen wächst
  • Hohe Strafen für Verstöße und fehlende Compliance drohen

Lösung 3. Optimierte Compliance mit Beratung:

  • Führung durch die regulatorischen Anforderungen
  • Priorisierung der Compliance-Themen
  • Compliance-Schulung für die Ansprechperson im Unternehmen
  • Kontrolle der rechtzeitigen Umsetzung von aktualisierten Bestimmungen mithilfe einer GRC-Lösung
  • Durchführung eines vollständigen Compliance- und Risikomanagementprozesses

Herausforderung 4: Schlecht organisierte Compliance-Prozesse

Bei der Compliance geht es um Ordnung, man beginnt mit einer zugeschnittenen Strategie mit Zielen, Schritten und Implementierungsphasen und arbeitet sich zu den Nachverfolgungsmechanismen für den schnellen Zugriff auf die erforderlichen Daten durch. Mangelhafte Organisation und Überwachung können die Implementierung von ISMS vor erhebliche Herausforderungen stellen.

Mangelhafte Ordnung und schlecht organisierte Überwachung:

  • Keine Strategie im Unternehmen
  • Keine wirksamen Überwachungsmechanismen
  • Organisationssilos
  • Keine Verfolgbarkeit aufgrund verstreuter Daten

Lösung 4. Collaboration Center

  • Alles an einem Ort, alle Informationen werden zentral verwaltet
  • Neubewertung von Prozessen
  • Strategiebeschreibung
  • Fortschrittsnachverfolgung und Berichte (konsistente und vollständige, regelmäßige Berichte mit allen Informationen und Statusangaben)

So bekommen Sie mit Compliance-as-a-Service einen ganzheitlichen Überblick

Wie oben dargelegt, bringt die Compliance für das Unternehmen viele Herausforderungen mit sich, die gelöst werden müssen. Die weltweit führenden Unternehmen haben den umfassenden Ansatz als den effektivsten Ansatz für die Einhaltung der internationalen Standards und Gesetze erkannt. Denn er ermöglicht Ihnen, eine robuste Compliance-Strategie zu entwickeln und umzusetzen, indem Sie die richtige technologiegetriebene Lösung verwenden, die auch ein entscheidender Erfolgsfaktor ist. Der Weg ist einfach: Ihren aktuellen Status bewerten –vertrauenswürdige Beratung einholen – die richtige GRC-Lösung auswählen – Ressourcen investieren – Compliance aufrecht erhalten – Zertifizierung erreichen.

Mit dem Infopulse SCM, einer zentralen Plattform zur Verwaltung aller Compliance-bezogenen Prozesse, können Sie zugeschnittene Frameworks gemäß dem erforderlichen Standard integrieren. Durch die Kombination einer leicht anpassbaren Lösung mit der Erfahrung des Beratungsunternehmens wibocon GmbH können Sie die folgenden Vorteile nutzen:

  • Auditbereitschaft rund um die Uhr, Berichte 24/7 möglich
  • Priorisierung von Aufgaben und Zuweisungen
  • Regelmäßige Managementberichte für den Vorstand
  • Ein einziges Datenkonsolidierungszentrum und eine Kommunikationsplattform für alle Aktivitäten – Infopulse SCM.

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